Une entreprise doit conserver tous les documents émis et reçus dans le cadre de l’exercice de son activité pendant une période de temps minimale. Ces durées légales varient selon le type de document. 

Documents civils, commerciaux et comptables

Certains documents sont soumis à une durée légale minimale de conservation. Ainsi, tous les contrats conclus dans le cadre des relations commerciales, les documents bancaires ou ceux établis dans le cadre de transports de marchandises doivent être conservés par l’entreprise pendant une durée minimale de 5 ans. Les documents relatifs aux déclarations de douanes sont eux conservés pendant 3 ans. Les factures de clients ou de fournisseurs, les contrats conclus par la voie électronique, les bons de commandes et les bons de livraison, doivent être conservés pendant 10 ans. Enfin, les livres et registres comptables ainsi que les pièces justificatives associées doivent être conservés pendant 10 ans.

Documents fiscaux et sociaux

L’article L102B du livre des procédures fiscales dispose que les « livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration, doivent être conservés pendant un délai de 6 ans [...] ». Ce délai concerne l’impôt sur le revenu et sur les sociétés, les BIC et BNC, les impôts directs locaux, la CFE, la CVAE ou encore la TVA. En ce qui concerne les documents sociaux, les statuts de l’entreprise doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la date de radiation au RCS. Les états financiers (bilan, compte de résultat et annexes) ont une durée de conservation de 10 ans.

Conservation : Sanctions et bonnes-pratiques

Contrevenir à la durée de conservation légale des documents peut parfois exposer à des sanctions. Dans le cas de la non conservation des documents fiscaux par exemple, l’article 1734 du Code Général des Impôts prévoit une amende de 10 000 euros « applicable en cas d'absence de tenue des documents [demandés par l'administration dans l'exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits. » Face à la lourdeur des sanctions en cas de manquement, il est recommandé de rester vigilant quant à la gestion et l’inventaire des documents. Ainsi, en plus de l’archivage physique, il est important de conserver une copie dans un coffre-fort numérique pour faciliter le partage et la consultation. 
>  Voir toutes mes News